3。做背景检查

当您开始旅游时，询问公共/功能区域的最后装修何时完成，以及如果适用的话，最近更新卧室休憩用品和床单的日期。我的同事Margaret Kennedy，CMP说床上用品和床垫应该至少每五年更换一次，尤其是在拥有高入住率的会议城市中，其他的化妆品和化妆品更新应该每八到10年进行一次。

询问任何未来的建筑或翻新计划，如果这些计划可能会影响你的活动日期。物业目前是待售还是待售？物业管理是不是在改变管理，如果有的话，什么时候？

了解在同一地点你的活动期间其他组织将持有什么功能。如果其他团体在你的活动中与相邻的空间签约，你能通知他们吗？

还要求查看场馆内供应商提供的服务和定价清单，如视听、电信和互联网、花卉和计算机租赁，并询问是否有任何供应商有独家合同来提供这些服务。排他性杀死竞争，可以大大提高价格。

4。想象你的事件

当你游览功能空间时，想象一下你的特定事件安排。你把登记台放在哪里？你会用哪间会议室？你会在哪里建立展厅，举行接待功能，舞台娱乐，或提供膳食？如果这些功能中的任何一个在外面举行，那么在恶劣天气的情况下，备份计划是什么？你会在哪里为演讲者设立员工办公室和绿色房间？评估每个区域是否适合服务于您的需求。

考虑到AV设备和食品，类材料，或你需要的服务站，确保获得足够的各种楼层（如接待、剧院、教室、圆圈、新月等）的最大楼层平面图和所有房间的官方消防代码容量。如果你的出勤率超出你最初的估计，该设施是否有溢出空间？

问很多关于互联网接入和有线和无线互联网连接成本的问题。如果必要的话，让你的内部技术团队参与进来，以确保你已经充分评估了所有的互联网和电力需求。

参观你在活动期间使用的会议室。它们是否在同一层上或分布在不同的楼层上？如果电梯被用于两者之间，电梯的数量是否足够让你的客人在休息期间搬家？

有足够的指示来指示参加者吗？会场附近有足够的洗手间吗？如果您的客人将被提供零食和膳食，会议室或展览厅和食品服务区之间的距离是什么？

关注房间的能力，因为它们与你的AV需求有关。考虑内置音响系统、数据端口、AV和参加者笔记本电脑的电容量等。检查视觉障碍物，例如支撑物或灯具，以及相邻房间的声音出血问题，特别是如果房间被折叠墙隔开。

温度似乎一直是与会者的“热门按钮”。功能和会议室的温度是如何控制的，每个房间在单独的恒温器上是如何控制的？如果是的话，是谁控制的？