建立一个新的展位可能是一项艰巨的挑战，特别是当您刚接触该行业或发出第一份提案请求时。 为了帮助您浏览这个未知领域 - 或者只是简单了解RFP基础知识 - 这是我的分步指南，以及我从中学到的经验教训。

      当你的待办事项清单上出现“建立一个新的展位”时，这足以让大多数人躲避和掩护。毕竟，新的构建意味着您不仅要负责投资大量公司的现金，而且还必须与未来几年所产生的展览资产一起承担并承担责任。你猜怎么着？由于亚马逊（Amazon.com）没有出版一本名为“为傻瓜馆建造的展台”的书，因此新手非常不走运。

    因此，当我以前的同事Marcey Culp，CTSM，CMP和我几年前完成了我们的第一次新建工作时，类似恐慌的东西悄悄进入了我们的肚子坑并且居住了大约一年。我们公司当时拥有两个展位，但形状非常糟糕;而且，他们看起来完全不同，为我们的品牌提供了连续性。自从我们即将推出一款新产品以来，管理层希望在短短一年多的时间内为即将到来的重大展会带来全新的面貌。我们需要建立一个不仅满足我们的营销需求的展台，而且还可以重新配置尺寸，包括从20英尺到20英尺的直线到50英尺到50英尺的岛屿。

      为了使问题进一步复杂化，在管理层订购新建筑之前不久，我们的展厅折叠起来。我们不是试图在当时与新的展览公司和客户经理建立关系，而是将我们的AE跟踪到一家新公司，然后为我们的展品进行存储，维护和现场管理。因此，当我们进入展位建设过程时，我们是完整的新建新手，我们公司与其展览馆的关系不太完善。

      当我们开始这项努力时，我会为这种指导提供我的右臂。很少有人能够从头到尾准确地解释这个过程是如何运作的，更不用说战术在这个过程中创造了奇迹 - 或者是悲惨地失败了。这就是我将它传递给你的原因。虽然每个RFP情况都不同，但这本简单的指南充满了我们学到的宝贵经验，可以帮助您更快，更高效地完成新的构建。

      1.制定时间表和预算

      我们的第一步是建立构建的基本时间表，包括我们必须确定潜在展厅的目标月份，发送信息请求（RFI），接收响应并缩小范围，向其余公司发布RFP ，审查他们的演示文稿，选择一个新的展览室，开始和完成建设，并将展位运送到第一个展览。

      接下来，使用从研究，行业平方英尺平均值和过去经验中收集的信息，我们设计了预算并将我们的资本支出请求发送给管理层，该管理层在新展位首次亮相前一年获得批准。

      经验教训：由于这是我们的第一次构建，我们不知道每个步骤需要多长时间，因此我们无法从一开始就开始我们的时间表并努力完成。但我们知道展位何时必须准备就绪，所以我们从那天开始并向后工作。我们还为意外延迟提供了大量的额外时间，允许我们按时完成构建，即使在此过程中遇到了一些小的挫折。

      2.创建一个任务组并收集信息

      有了建设的资金，我们需要设定目标并确定这个新展位的外观和感觉。我们迅速建立了一个内部展位建设工作组，由我的经理，副总裁和品牌经理级别的营销代表，商业集团的高级管理人员，企业传播/投资者关系代表，医学科学联络人组成（我们是在制药行业），来自销售管理和财务部门的关键人物。除了商业团体之外，我们的团队还必须包括个人。我们的展位对我们公司内的其他团队同样重要，我们需要所有参与者的投入和支持。

      然后，我们为小组编制了一份问题清单，并安排了一系列会议来回答这些问题。问题包括“您喜欢/不喜欢我们目前的展位？”和“你希望与会者在我们的空间内进行什么样的旅程？” “你想让我们的展位有什么样的感受？”和“我们必须传达什么信息？”经过几次会议，我们制定了新展览的主要目标和成果清单。

      在此期间，我们还开始收集RFP所需的数据，例如公司使命声明，产品样本，非设计相关要求列表（如员工经验水平，促销支持能力等），Pantone Matching系统（PMS）徽标颜色和使用说明等

      经验教训：我们的工作组成员总是在路上，将我们的决策者聚集在一个地方，一次证明几乎是不可能的。观看图像，检查样本，简单地面对面交谈对于成功的关键是至关重要的

      3.确定潜在的展览馆

      整个1月和2月，我研究了展览馆并编制了一份我认为可以提供我们的设计，施工和服务要求的七个清单。 然后我参加了EXHIBITORLIVE，一个展览和活动专业人士的教育会议和博览会，在那里我与几个新的展览馆进行了交谈，并在我们的潜在公司名单中增加了另外四个。

      经验教训：虽然我想尽可能多地确定可行的展览公司 - 并确保“完美的公司”没有完全克服 - 我不应该添加最后四家公司。 虽然这些公司并没有以任何方式缺乏，但他们的加入使总数达到11，这太多了，无法有效管理。

      因此，不像我们那样向11家公司发放RFI，而是彻底研究每家公司并进行口头访谈，以帮助将该领域缩小到更易管理的数量。

      4.制定并发布RFI

      从我们的AE和我们的工作组开发的问题中删除模板，我们的团队创建了一个五页的RFI，要求提供九个主要类别的信息：

      ➤一般信息：公司是否具有全球影响力？它雇用了多少人？它的企业理念是什么？

      ➤帐户团队：可能分配给我们帐户的团队处理了多少客户？什么，如果有的话，分包合同？

      ➤技术与设计：目前有多少设计师在工作人员？如果有的话，公司在过去三年中为展览设计或相关工作赢得了哪些奖项？是否安装和拆除外包？该公司是否提供库存跟踪功能？

      ➤客户/贸易展经验：公司是否在我们的行业或行业中拥有其他客户？谁是公司的十大客户？在过去的一年里，外国公司在哪些公司做生意？

      ➤定价：公司的定价理念是什么？目前的制造，仓库处理，图形设计，存储等费率是多少？租赁展览是一种选择吗？

      ➤财务状况：公司的Dun＆Bradstreet评级是多少？公司在可预见的未来预期会有多大的收入增长？

      ➤制药行业详情：公司在医疗保健行业拥有多少经验？最近在哪些医疗展上创建和/或安装了展品？

      ➤附加信息：哪些人格特质描述了公司的企业文化？公司可以选择代表什么样的动物？

      ➤参考文献：我们可以就与公司合作的经历联系谁，特别是如果他们来自制药行业？

      我们将RFI发送给了所选的11家公司，并提供了收到其提案的截止日期。一旦我们收到了提案，我们就每个提案进行了分析，比较了我们的目标，以及他们的反应的质量和速度，并且除了五个展览馆外，我们都取消了。

      经验教训：严格的期限是关键，因为11家公司中只有8家遇到了它。作为一名展览经理，我理解繁忙的日程安排，但如果一个展览馆无法满足我们的第一个截止日期甚至还没有确保我们的业务，那么我只能猜到它有多少截止日期后才会有钱。因此，定义和执行一个下降的截止日期使我能够快速，轻松地消除三个展厅，并更加关注剩下的八个展馆。

      我的RFI也非常详细，因为它产生了大量难以筛选的信息，使我们的团队很难确定关键的差异化因素并保持按计划进行。因此，尽可能简化您的RFI，磨练对您和您的内部团队最重要的领域。

      5.创建RFP

      在RFI过程中，我们使用我们的研究以及我们的工作组开发的信息和要求同时创建了RFP。以下是我们RFP的六个组成部分。

      ➤公司概况：这包括对我们公司，其产品和竞争对手的描述，我们的使命陈述，核心价值观，组织结构，关键企业信息，公司徽标和PMS颜色以及使用要求。

      ➤营销策略：我们总结了我们的一般品牌营销计划和产品营销信息，并包括关键的销售和营销宣传材料，促销活动策略，平面广告以及公司每个产品的竞争情况。

      ➤挑战/目标：本节详细介绍了现有属性的问题，以及新构建的功能和设计目标。

      ➤服务：我概述了未来三到五年我们需要的服务，包括整体帐户管理，展位物业存储，国际展览，可能的库存管理等。

      ➤照片：在这里，我们共享现有属性的图像，包括单个元素和细节。

      ➤预算：我们选择共享一般预算范围而不是项目的确切数字。

      经验教训：最初，我们想隐瞒所有预算信息有两个原因：1）我们不希望我们的预算限制设计团队的创作过程，2）我们担心展览馆只会打一个等价的标签我们的设计预算，无论展位的实际价值如何。

      然而，我们也知道设计师需要一个指导方针，所以在我们发出RFP之前不久，我们提供了一个球场预算，以提供一些灵活性。我们还强调，设计师应该包括他们可以考虑的所有令人惊叹的因素，而不考虑成本，因为我们会考虑超出我们的预算限制，如果他们的创造能力得到保证。

      我推荐这个棒球场策略，因为它为设计师提供了足够的框架来开发一些参数，但它也为他们提供了一些灵活创造肌肉的空间。

      6.发布RFP

      然后，我们将RFP发送到五个展览馆以及保密协议（基本上说明我们不会分享他们的知识产权，他们不能分享我们的知识产权）和一种接受形式。由于RFP流程需要各方的相当大的承诺，完整的接受形式（我们将其作为RFP文件的最后一页，并要求由公司代表签署并通过传真或电子邮件返回给我们）我告诉我，展览馆正在进入RFP流程并打算完成。

      RFP附带的一些补充说明和信息。例如，求职信列出了所有响应RFP的竞争公司，并提供了他们必须提交其他问题和要求澄清的截止日期。然后它解释说我们会在某个日期回答每个问题，并在每个问题和答案上复制所有公司。

      RFP还包含有关公司应如何回应的详细说明。例如，它解释了我们期望在演示期间看到的内容及其建议的长度，我们需要以书面形式看到的内容，需要多少份副本以及以何种格式列出将要出席的视听设备，可用的视听设备等等。我们要求所有创意概念在任何定价信息之前和之前分开。

      经验教训：虽然接受形式可能没有法律约束力，但我们想要的不只是握手，以确保每个公司对这一过程的承诺;否则，我们有很多其他公司愿意签署表格。因此，我鼓励您在RFP中包含类似元素，以确定每个展览中心是否有意响应。如果公司没有退回此表格，如果您的公司政策或采购部门要求最低数量的投标人，您可能需要重新考虑将RFP发送到之前已淘汰的展览中心。

      我们知道，分钟公司收到RFP，电话线会嗡嗡作响，因为销售代表试图找出他们竞争的对手。因此，我们在求职信中列出了所有公司，而不是培养神秘感。这种策略不仅清除了电话线路，而且还允许公司发挥其与竞争公司相关的优势 - 这反过来又使我们能够更容易地比较它们。

      为传入的问题设定时间表，我们的回复也使我们能够评估每家公司满足最后期限的能力;此外，我们的准时响应显示，展览公司也可以阻止我们讨价还价。

      保持问答流程的透明度有助于公平竞争，因为我们希望所有公司都拥有创建设计的相同信息。这种公开的沟通使得展览公司对他们提出的问题以及他们如何询问他们的问题三思而后行，因为没有人想要泄露任何关于他们正在做什么的线索。

      此外，问答过程对我们来说节省了时间，因为它使我们不能一遍又一遍地回答相同的问题。但是，这可能会阻止一些公司建立竞争优势。如果没有我们的信息共享流程，也许一家公司会提出几个关键问题，允许它开发比竞争对手更好的设计 - 并让我们见证其分析能力。因此，权衡透明度的利弊，并决定哪种方法可以让您最好地了解响应公司。

      将创意与成本分开也很关键。一旦你在管理层成员面前提到一个美元数字，他们似乎几乎听不到任何事情。通过首先关注创意概念和第二个美元数字，我们可以更好地评估整个项目，而不是被贴纸震惊击中。

      7.检查财务和参考

      当公司处理他们的提案时，我们的会计师事务所对每家公司进行了财务检查，发现所有公司都信誉良好。同时，我们开始联系所有35个参考文献并向他们提出相同的问题。

      经验教训：虽然进行参考检查很繁琐，但只是与繁忙的展览经理联系是一个挑战，这是一个令人大开眼界。我们不仅了解了每家公司的优势和劣势，而且还完全消除了其中一家公司的优势和劣势。显然，该公司并没有花时间检查自己的参考资料，因为参展商报告说在一个充满鲨鱼的大池塘中感觉像小鱼一样自生自灭，这正是我们希望避免的那种情况。

      8.执行现场访问

      在进行参考检查后，我们访问了其余五家展览公司中的四家，不包括我们目前的展览馆。

      经验教训：仓库是世界各地的仓库，所以对我们来说，访问是一个机会

      9.分析演示文稿

      当公司提出他们的设计时，工作组使用记分卡来评估每个提案。记分卡采用点数系统，其中一个是“可接受的”，五个是“非常好”。要求团队成员根据以下九个标准对每个公司的演示进行评分：

      ➤灵活性：展位是否适应不同的空间和产品？

      ➤功能：设计是否适合交互式事件，剧院式设置，高流量赠品等？

      ➤整体设计：整体设计如何帮助我们有效地传达我们的形象，信息和品牌？

      ➤客户团队：团队成员的个性是否适合我们公司，他们是否都有足够的经验将我们的计划提升到新的水平？

      ➤总计划：展览馆是否提供一系列服务，例如在线库存管理;展前，会后和展后推广计划;测量工具;等等。？

      ➤制药经验：公司及其客户团队是否有足够的行业经验？

      ➤融资方案：付款，租赁和/或租赁条款是否符合我们公司的需求？

      ➤成本：成本是否合理且在我们的预算范围内？

      ➤金融稳定性：公司的财务状况是否合理稳定？

      经验教训：记分卡帮助我们组织思想并强化一般感受。事实上，使用它们可以让我们根据其极低的总分数来消除另一家公司。但是，任务组成员的得分变化很大，团队成员对于每个标准的重要性有不同的看法，即得分卡不是我们决策中的突出因素。相反，它只是我们军火库中的另一个工具。底线：使用记分卡作为讨论每个公司的高点和低点的指南，而不是最终决定因素。

      10.选择并通知获胜者和输家

      在最后一次演示的24小时内，工作组提交了他们的分数，并将结果列表。到那个星期结束时，我们评估了我们的分数和意见，最后选择了一家我们认为最符合我们需求的公司。

      我们立即通知了获奖公司;然而，我们还给剩下的公司发了一封信，说明他们没有赢得我们的业务，并特别说明为什么我们选择了另一家公司而不是他们的公司。然后我们跟随每个未经选择的公司的个人电话，重申信的细节，并感谢代表们的时间。

      在通知获奖公司后不久，我们邀请其代表到我们的办公室与我们的整个团队会面，包括产品经理，商业管理，展览管理等。

      经验教训：虽然这些电话和信件似乎是浪费时间，但对于我们个人来说，它们是这个过程的关键部分。显然，我们不喜欢向人们传播坏消息，但考虑到他们致力于这个过程的时间，金钱和情感参与，我们不希望失去公司得到相当于“亲爱的约翰”的信。事实上，我们觉得我们欠他们，我们认为我们甚至可以通过一些建设性的批评得分，他们可以用来改善并希望赢得他们的下一次竞标。这些公司对我们的后续行动感到惊喜，并非常感激。

      11.准备一份执行摘要

      一旦我们的团队选择了我们的新展厅，我们就为管理层撰写了一份一页的执行报告，一目了然地解释了整个展位建设过程 - 包括我们以前拥有的，我们需要什么，提出了什么计划，推荐和我们的推理。然后，我们将摘要发送给我们的商业发展副总裁和我们的首席执行官，他们迅速批准了购买。

      经验教训：虽然这个总结只花了我们一个小时来完成和交付，但它为我们节省了数周甚至数月的时间。我们不是必须向命令链中的多个人解释RFP流程的每个细节，而是直接通过一个简单的文件在一个简短的坐位中消化。在收到摘要后的两周内，管理层签署了新版本，我们就在路上。

      超越构建

      即使是最精心策划的流程也容易出现一两个问题。对我们来说，我们的主要嘘声涉及山姆大叔。在确定新建筑的第一个年度预算时，我们的新展馆询问我们如何计划在展位上支付销售税。哎呀！我们忘记在预算中包含销售税，并且没有人在此过程中提及过。从来没有建立过新的展位，我们从未遇到过这个问题。然而，经过一番调查后，我们的会计部门确定我们在展位准备好的前两次纳税，并且我们从预算中的多个区域重新分配资金以应对财政监督。摆脱旧物业的成本和麻烦让我们措手不及。虽然我们试图通过经纪公司出售这些展品，但我们最终还是付了我们之前的展览馆来销毁它们。下一次，我们将从展览馆得到一个估计，并在建造新展位之前很久就购买其他选择。

      尽管面临一些意想不到的挑战并且在此过程中学到了一些艰难的教训，但这个RFP流程为我们公司提供了良我希望它能为您做到这一点，并且您的展台建设冒险尽可能无痛苦。但请记住，建立一个摊位很像分娩 - 通常会有很多艰苦的工作和痛苦，但几周之后，你会忘记痛苦并将所有精力都集中在新的婴儿摊位上。